Imagine quantas atividades são feitas em um processo. Agora imagine quantas pessoas executam essas atividades. Imagine também quem deve executar tais tarefas e como elas devem executá-las. São tantas informações que talvez nem o melhor gestor do mundo consegue guardar tudo na cabeça sem documentar e sem planejar. Ele vai precisar de coisas como 5w2h, certamente! Vamos explicar!

Gerenciar processos e projetos não é uma tarefa fácil. Exige muita dedicação, planejamento e direcionamento. Cabe ao gestor saber utilizar todas as ferramentas disponíveis afim de que tudo ocorra de maneira ordenada e em possíveis retrabalhos.

E, pensando nisso, conheceremos hoje uma ferramenta que pode ser utilizada em qualquer organização, independentemente do ramo da mesma: 5W2H.

Mas o que significam essas letras e números?

Sim, a sigla é um pouco diferente, mas nada de tão complexo. Nada mais é do que um checklist de atividades específicas que devem ser desenvolvidas com o máximo de clareza e eficiência por todos os envolvidos no projeto. As letras representam às iniciais (em inglês) das sete diretrizes que eliminam qualquer dúvida que possa aparecer ao longo de em processo ou alguma atividade. São elas:

5W: What (o que será feito?) – Why (por que será feito?) – Where (onde será feito?) – When (quando?) – Who (por quem será feito?) 
2H: How (como será feito?) – How much (quanto vai custar?).

Em um meio ágil e competitivo como é o ambiente corporativo, a ausência de dúvidas agiliza e muito as atividades a serem desenvolvidas por colaboradores de setores ou áreas diferentes.

Há ainda outros 2 tipos de nomenclatura para esta ferramenta, o 5W1H (onde se exclui o “H” referente ao “How much”) e o mais recente 5W3H (onde se inclui o “H” referente ao “How many”, ou "quantos"). Todas elas podem ser utilizadas perfeitamente dependendo da necessidade do gestor, respeitando sempre as características individuais.

Como surgiu?

Ela surgiu no Japão, criada por profissionais da indústria automobilística durante alguns estudos sobre qualidade total, auxiliando uma outra ferramenta muito conhecida, chamada Ciclo PDCA.

Como devo utilizá-la?

Consideremos uma solicitação de consultoria em produtividade como plano de ação. Abaixo, temos a seguinte tabela para melhor entendimento: 

2H/status:

Em qual momento posso considerar aplicar a ferramenta?

O 5W2H pode ser aplicado em inúmeras situações – e não só na sua empresa, mas na sua vida também. Afinal, esta é uma ferramenta criada para aprimorar o planejamento de qualquer atividade. A ferramenta pode ser útil nas mais diversas ocasiões – desde o lançamento de um novo produto até a redução do consumo de água por funcionários, por exemplo. O 5W2H pode fazer a diferença:

• No planejamento estratégico para tornar uma empresa mais lucrativa;
• Na manutenção de máquinas de uma indústria;
• Na definição de um processo de recrutamento e seleção de pessoal;
• No aumento da carteira de seus clientes.

Entendendo como funciona e as suas vantagens, o 5W2H é uma ferramenta que irá auxiliar o gestor na qualidade do seu mapeamento de processos. Também irá ajudar bastante no planejamento e na execução das mais diversas atividades. Na grande competitividade e complexidade que vivemos, a organização que não planeja suas atividades e projetos tem grandes chances de não alcançar os objetivos estabelecidos e assim irá colecionar falhas e frustrações em seu desempenho. Sendo assim, procure otimizar seus processos e utilize essa excelente ferramenta como aliada.

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Kaíque Moura

Engenheiro de Produção; formado pelo Centro Universitário Santo Agostinho (UNIFSA); Pós-Graduando em Empreendedorismo e Inovação (IFPI); MBA em Management (iCEV); Técnico em Metrologia (IFRJ); Técnico em Serviços Jurídicos (IFPI) e Técnico em Mecânica (IFPI); profissional qualificado nas áreas de Gestão, Manutenção, Metrologia e Produção.