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5W2H: uma ferramenta eficaz na gestão de projetos (do trabalho e da vida pessoal)

por Kaíque Moura | 07/06/2017
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Processos complexos exigem ferramentas eficazes.

Processos complexos exigem ferramentas eficazes.


Imagine quantas atividades são feitas em um processo. Agora imagine quantas pessoas executam essas atividades. Imagine também quem deve executar tais tarefas e como elas devem executá-las. São tantas informações que talvez nem o melhor gestor do mundo consegue guardar tudo na cabeça sem documentar e sem planejar.
Gerenciar processos e projetos não é uma tarefa fácil. Exige muita dedicação, planejamento e direcionamento. Cabe ao gestor saber utilizar todas as ferramentas disponíveis afim de que tudo ocorra de maneira ordenada e em possíveis retrabalhos.
E, pensando nisso, conheceremos hoje uma ferramenta que pode ser utilizada em qualquer organização, independentemente do ramo da mesma: 5W2H.

Mas o que significam essas letras e números?

5W2H.

5W2H.


Sim, a sigla é um pouco diferente, mas nada de tão complexo. Nada mais é do que um checklist de atividades específicas que devem ser desenvolvidas com o máximo de clareza e eficiência por todos os envolvidos no projeto. As letras representam às iniciais (em inglês) das sete diretrizes que eliminam qualquer dúvida que possa aparecer ao longo de em processo ou alguma atividade. São elas:

5W: What (o que será feito?) – Why (por que será feito?) – Where (onde será feito?) – When (quando?) – Who (por quem será feito?) 
2H: How (como será feito?) – How much (quanto vai custar?).

Em um meio ágil e competitivo como é o ambiente corporativo, a ausência de dúvidas agiliza e muito as atividades a serem desenvolvidas por colaboradores de setores ou áreas diferentes.
Há ainda outros 2 tipos de nomenclatura para esta ferramenta, o 5W1H (onde exclui-se o “H” referente ao “How much”) e o mais recente 5W3H (onde inclui-se o “H” referente ao “How many”, ou “quantos”). Todas elas podem ser utilizadas perfeitamente dependendo da necessidade do gestor, respeitando sempre as características individuais.

Como surgiu?

Ela surgiu no Japão, criada por profissionais da indústria automobilística durante alguns estudos sobre qualidade total, auxiliando uma outra ferramenta muito conhecida, chamada Ciclo PDCA.

5W2H é uma ferramenta de simples entendimento.

5W2H é uma ferramenta de simples entendimento.

Como devo utilizá-la?

Consideremos uma solicitação de consultoria em produtividade como plano de ação. Abaixo, temos a seguinte tabela para melhor entendimento:

5W
O quê? (What?) Porque? (Why?) Onde? (Where?) Quem (Who?) Quando (When?)
Solicitar propostas de valor em Produtividade Necessário otimizar produtividade, facilitar registros e eliminar retrabalhos. Escritório ADM / Finanças Analista 03/ago
Avaliar propostas Identificar o que faltou ser comunicado e tirar dúvidas para prosseguir. Sala Reunião Analista / Gestor até 10/ago
Decisão proposta adequada Identificar a solução que atende todas as necessidades de gestão. Sala Reunião Analista / Gestor até 17/ago
Fornecer informações necessárias Ter clareza na comunicação e facilitar o acesso as informações. Escritório ADM / Finanças Analista até 20/ago
Implementação e monitoramento Avaliar como as melhorias na  interação após solução implementada. Escritório ADM / Finanças Analista / Gestor 31/ago – 1/set

2H/status:

2H Status
Como? (How?) Quanto custa? (How much?)
Pesquisa sites especializados. Varia de 100-1.000 reais cada solicitação Feito
Via chamada de video, presencial e consulta material recebido. Estimado no inicio Feito
Avaliando a metodologia de registro presente e  e as melhorias propostas. Estimado no inicio Fazendo
Via e-mail, chamada de áudio, vídeo ou presencial. Estimado no inicio A fazer
Registrar dados, gerar relatórios, verificar aderência e aprimoramentos. Se preciso, aditivos de até 50%  valor inicial. A fazer

 

Em qual momento posso considerar aplicar a ferramenta?

O 5W2H pode ser aplicado em inúmeras situações – e não só na sua empresa, mas na sua vida também. Afinal, esta é uma ferramenta criada para aprimorar o planejamento de qualquer atividade. A ferramenta pode ser útil nas mais diversas ocasiões – desde o lançamento de um novo produto até a redução do consumo de água por funcionários, por exemplo. O 5W2H pode fazer a diferença:

  • No planejamento estratégico para tornar uma empresa mais lucrativa;
  • Na manutenção de máquinas de uma indústria;
  • Na definição de um processo de recrutamento e seleção de pessoal;
  • No aumento da carteira de seus clientes.

Organização de processos contribui para o alcance de melhores resultados.

Organização de processos contribui para o alcance de melhores resultados.


Entendendo como funciona e as suas vantagens, o 5W2H é uma ferramenta que irá auxiliar o gestor na qualidade do seu mapeamento de processos. Também irá ajudar bastante no planejamento e na execução das mais diversas atividades. Na grande competitividade e complexidade que vivemos, a organização que não planeja suas atividades e projetos tem grandes chances de não alcançar os objetivos estabelecidos e assim irá colecionar falhas e frustrações em seu desempenho. Sendo assim, procure otimizar seus processos e utilize essa excelente ferramenta como aliada.

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Kaíque Moura

Graduando em Engenharia de Produção no Centro Universitário Santo Agostinho (UNIFSA) e Técnico em Mecânica pelo Instituto Federal do Piauí (IFPI).

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