Criado por Jeff Sutherland e Ken Schwaber, o SCRUM é um framework simples, ágil e interativo que possibilita otimização no processo de desenvolvimento e manutenção de qualquer tipo de projeto complexo.

Inicialmente criado para a gestão de projetos de software, hoje essa metodologia é utilizada por centenas de empresas e profissionais para dar agilidade ao desenvolvimento de projetos das mais variadas naturezas, contribuindo para melhorar a satisfação dos clientes e a aderência do produto às reais necessidades de mercado.

Auxilia no alcance de todos os objetivos definidos durante as etapas de planejamento. Com o maior alinhamento entre os times, torna-se mais fácil avaliar o que deve ser feito para evitar desperdícios e melhorar o resultado final.

Qual a sua importância?

Para as organizações, é essencial buscar melhorar a eficiência de suas equipes e reduzir desperdícios de tempo e de recursos. Saber entregar produtos e serviços de melhor qualidade para encantar seus clientes é algo básico para quem pretende se manter competitivo.

Uma das principais características da atualidade é a necessidade de agilizar os processos de trabalho, já que o mercado funciona em um ritmo realmente acelerado. Com o SCRUM, as empresas conseguem identificar oportunidades e desenvolver soluções em um curto período, adquirindo vantagem competitiva.

Quais os termos técnicos?

• Sprints: é o nome dado para os ciclos de cada projeto. Em geral são ciclos mensais e são determinados para que as tarefas sejam realizadas.

• Product Backlog: é o nome dado para o conjunto de objetivos de um projeto. É uma lista organizada por prioridades com as funcionalidades a serem desenvolvidas ou desejadas no produto.

• Sprint Planning Meeting: são reuniões periódicas que acontecem no início de cada sprint, para planejar e priorizar os itens do Product Backlog que serão desenvolvidos naquele período.

• Sprint Backlog: é como se chamam as tarefas específicas que serão realizadas e desenvolvidas em cada sprint.

• Daily Scrum: essa é uma reunião diária para acompanhamento do projeto. A ideia é que toda a equipe se reúna diariamente para discutir as atividades desenvolvidas, disseminar conhecimento, identificar impedimentos e priorizar o trabalho daquele dia.

• Sprint Review Meeting: essa é a reunião que acontece ao final de cada sprint para que a equipe apresente o que foi realizado e os resultados do trabalho daquele ciclo. A ideia é que, depois dessa etapa, todos sigam para o próximo ciclo.

Quais as principais funções?

• Product Owner: é o “dono do produto”. Ele será o principal intermediário entre a equipe e o cliente, e durante o projeto irá representá-lo. De acordo com o que foi passado pelo cliente, o PO irá priorizar as tarefas que precisam ser desenvolvidas em cada Sprint ou Sprint Backlog.    

• Scrum Master: é responsável por ajudar todos os envolvidos a entender e abraçar os valores, princípios e práticas do Scrum. Executa a liderança do processo e é o encarregado de fazer com que todo o processo flua e funcione, ajudando a encontrar os pontos que atrapalham o andamento do projeto, assim como resolvê-los.  Além disso, é o facilitador que deve guiar as reuniões e impulsionar a equipe, sempre estimulando um processo de melhoria contínua na produção.  

• Scrum Team: é a equipe que desenvolve o produto, tudo de acordo com as prioridades exigidas na Sprint. As tarefas serão realizadas por eles, porém sempre alinhados com Scrum Master e Product Owner, para que haja transparência no projeto. Os participantes da equipe devem ser multidisciplinares. A ideia principal é que a equipe se autogerencie para determinar a melhor maneira de realizar o trabalho para atingir a meta estabelecida pelo Product Owner.

Quais os pontos fundamentais?

• Reuniões diárias: rápidas e objetivas. Em apenas 15 minutos é possível repassar os principais pontos, discutir obstáculos e alinhar as atividades entre a equipe.
• Quadro Kanban Scrum: um registro visual para demonstrar o andamento das tarefas. As empresas perdem muito tempo de seus funcionários em reuniões com apontamentos sobre o que está sendo feito, o que foi concluído e o que está parado. Basta criar um enorme painel com todas as atividades e o status de cada uma.
• Burndown chart: um gráfico do restante de trabalho a ser feito que auxilia na organização do trabalho das equipes, desenvolvido para representar o progresso diário do projeto, ou seja, relaciona os itens a serem realizados com o tempo de entrega.
• Equipes enxutas: uma das dicas do especialista é manter equipes pequenas, com até 10 pessoas. Estudos comprovam que equipes enxutas trabalham mais rápido e melhor do que grandes times.
• Nada de títulos de função: estudos também demonstram que quando não são criados títulos para as pessoas que possam limitar o entendimento de seu papel dentro de uma equipe, elas trabalham melhor.
• Priorização: quando várias coisas são prioridade, nada é uma prioridade. Então, para que algo realmente seja feito, a metodologia Scrum propõe que as atividades devem ser priorizadas. Uma coisa de cada vez.

Como a dinâmica do SCRUM funciona?

• Autogerenciamento: Quando cada profissional sabe exatamente quais são suas tarefas e obrigações, a equipe gerencia a si mesma naturalmente, sem precisar de cobranças externas constantes. Não há como garantir que o gestor será capaz de definir qual o melhor caminho a se tomar sempre, portanto, dê às suas equipes autonomia para que elas possam atender a chamados com facilidade, quando necessário.

• Agilidade: Por ser um tipo de metodologia ágil, é de se esperar que o SCRUM foque em velocidade, ao mesmo tempo em que atende às necessidades do cliente. Essa agilidade só é possível porque os objetivos maiores são quebrados em diversas etapas.

• Foco no essencial: O SCRUM busca priorizar os pontos fundamentais do projeto, isto é, aquelas características que geram mais valor ao cliente. Segundo o princípio de Pareto, no desenvolvimento de projetos, os 20% das tarefas resulta em 80% dos resultados ou os 20% de erros levam a 80% dos problemas.

• Reuniões de alinhamento: A rotina de reuniões faz parte da filosofia de agilidade e de feedbacks constantes do SCRUM, permitindo que os membros da equipe compartilhem o andamento de suas tarefas. Assim, se houver algo travado, o problema pode ser rapidamente resolvido, evitando o atraso nas entregas e o descumprimento dos prazos combinados.

• Colaboração: No SCRUM, é comum que os clientes se tornem parte da equipe de desenvolvimento, desde que estejam verdadeiramente interessados em colaborar e gerar o melhor resultado. Com esse modo de atuar, o retrabalho da equipe diminui consideravelmente, já que os principais interessados no produto estão acompanhando sua criação de perto.

• Transparência: Em muitas organizações, os colaboradores têm medo de reconhecer um erro ou mesmo de apontar um problema que poderia ter sido encontrado anteriormente. Na metodologia SCRUM, todos os participantes são incentivados a cultivar a transparência, compartilhando seus problemas e dificuldades com a equipe. Dessa maneira, as questões podem ser resolvidas com mais agilidade e menos estresse, evitando que falhas maiores sejam geradas no futuro.

• Adaptabilidade: Uma das características mais interessantes é a capacidade de adaptação que a metodologia proporciona. No SCRUM, as hipóteses são desenvolvidas e testadas rapidamente com o objetivo de colher feedback. A partir daí, a equipe descobre se vale a pena investir mais tempo e energia naquele projeto, se é preciso recomeçar do zero, ou se é necessário fazer adaptações.

Como aplicar o SCRUM na sua empresa?

Para aplicar essa metodologia no seu dia a dia, alguns passos devem ser tomados. Eles auxiliam os times a terem mais agilidade para incorporar a cultura SCRUM na sua empresa.

• Designar os papéis
• Definir o Product Backlog
• Listar prioridades
• Planejar sprints
• Fazer reuniões regulares

Conclusão

O SCRUM baseia-se em uma mentalidade ágil que, quando compreendida por toda a equipe, torna o gerenciamento do projeto mais fluido. Ter maior controle e visibilidade ainda proporciona a redução considerável dos desperdícios, de tempo ou dinheiro.

A comunicação é essencial para impactar positivamente no resultado do processo. No SCRUM, problemas complexos são facilmente identificados e rapidamente resolvidos. Além de incentivar a inspeção e adaptação diária do projeto, o framework oferece transparência a todos os envolvidos.

Por identificar e solucionar, rapidamente, os erros ao longo do processo, a metodologia ainda evita o retrabalho, a interrupção constante do projeto, além de falhas de comunicação dentro da equipe, que afetam a produtividade.

Livro: Scrum - A Arte de Fazer o Dobro do Trabalho na Metade do Tempo

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Andreza Ribeiro

Graduando em Engenharia de produção, possui certificado em Business English realizado em Toronto na Stafford House Internacional. Interessada em Gestão, Finanças e Inovação, além de ser apaixonada em astronomia e viajar o mundo.