Por: Estéfane Novaes

Se você é um estudante de Engenharia ou já é formado, com certeza já ouviu em algum momento o termo “gestão de projetos” ou “gerenciamento de projetos”. Neste artigo iremos definir inicialmente o que é o gerenciamento de projetos, suas etapas, livro para você se aprofundar nesse assunto e até um top 3 ferramentas de gerenciamento de projetos!

Introdução à Gestão de Projetos

Mas para que serve o Gerenciamento de Projetos? Bom, o gerenciamento de projetos torna os projetos mais confiáveis, eficientes e alinhados com os seus objetivos finais. Geralmente, a gestão de projetos reúne as características, ideias e os processos necessários para etapas de: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Encerramento.

Para muitos, o gerenciamento de projetos pode ser confundido com o próprio projeto ou com o conceito de processos, então, antes de entendermos o que de fato é essa gestão e quais são suas etapas, devemos ter uma melhor compreensão sobre o que é um projeto e um processo.

Conceito de Projeto e Processo

Entende-se como projeto tudo aquilo que necessita de um esforço temporário, não necessariamente de curto e médio prazo, para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo que pode gerar impactos sociais, ambientais e econômicos. Processo é todo procedimento contínuo que apresenta um padrão em seus resultados, enquanto o gerenciamento de projetos tem o foco na realização dos objetivos do projeto.

Exemplo: a construção de um edifício é um projeto pois possui um esforço temporário da equipe até o prazo definido do seu encerramento, bem como consequências após sua construção.

Já os processos nessa construção são as próprias etapas do projeto, visto que cada uma possui objetivos e padrões de resultados esperados a serem concluídos para passar às próximas etapas, como, por exemplo nesse caso, na etapa de iniciação é necessário obter os documentos e a autorização necessária para a construção.

Agora que já sabemos o conceito de projeto e processo, podemos definir o que significa o gerenciamento de projetos.

Gerenciamento de Projetos

O Gerenciamento de Projetos é, segundo o livro de ensino de boas práticas de gestão de projetos do Project Management Institute (PMI), a aplicação das habilidades, ferramentas e conhecimento técnicos às etapas do projeto a fim de atingir seus objetivos.

Devido às características e circunstâncias de cada projeto, o gerenciamento de projetos é uma atividade constante que deve sempre envolver a melhoria contínua e o detalhamento do seu planejamento de modo a permitir que a equipe responsável possa ter um nível gerencial amplo, considerando as informações que detalham o ciclo de vida do projeto.

O ciclo de vida subdivide a gestão de projetos em etapas menores que, por sua vez, permite uma melhor análise sobre os contextos que envolvem o projeto, guiando as tomadas de decisões dos gestores.

As etapas do Gerenciamento de Projetos são as seguintes:

1. Iniciação

Segundo o PMBOK, essa etapa é responsável por “definir um novo projeto ou uma nova fase de um projeto obtendo autorização para iniciar o projeto ou a fase.” Logo, entende-se que a etapa de Iniciação é responsável pela definição do projeto através da autorização para iniciá-lo.

2. Planejamento

O conjunto de processos que compõem a etapa de Planejamento consiste, segundo o livro de boas práticas em gestão de projetos: PMBOK, em “processos realizados para estabelecer o escopo total do esforço, definir e refinar os objetivos e desenvolver o curso de ação necessário para alcançar esses objetivos.”

Logo, a etapa de Planejamento pode ser entendida como fundamental para gerenciar documentos necessários para a execução do projeto e as estratégias a serem abordadas para  que o trajeto até o encerramento do projeto seja bem sucedido.

Nessa etapa é comum que o plano gerencial do projeto e os documentos envolvam:

• Informações sobre o escopo do projeto, gestão de equipes;
• Prazos, riscos, aquisições e os padrões de qualidade esperados;
• Alinhamento com os objetivos das partes interessadas.

3. Execução

A etapa de processos que compõem a Execução consiste, segundo o PMBOK, em “processos executados para concluir o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto a fim de cumprir as especificações do projeto”. Ou seja, essa etapa é responsável por coordenar os recursos necessários para a execução do projeto, como equipe e recursos materiais, bem como, também, alinhar o que é esperado do projeto pelas partes interessadas (stakeholders) com o gerenciamento do projeto.

Grande parte do planejamento orçamentário é destinado à etapa de processos de execução do projeto.

4. Monitoramento

Segundo o livro de boas práticas em gestão de projetos da Instituição sem fins lucrativos PMI, os processos da etapa de Monitoramento existem para “acompanhar, analisar e organizar o progresso e o desempenho do projeto; identificar quaisquer áreas nas quais serão necessárias mudanças no plano; e iniciar as respectivas mudanças”. Logo, podemos entender que essa etapa promove uma visão analítica sobre o andamento do projeto, identificando o esforço em cada ação, tendo como principal benefício medir e  analisar o desempenho do projeto em períodos regulares.

Geralmente essa etapa envolve os seguintes monitoramentos e avaliações:

• Controle de mudanças no projeto, sejam elas ações preventivas ou corretivas;
• Monitorar as atividades do projeto correlacionando com o seu planejamento e o desempenho esperado;
• Influenciar os fatores externos ou internos que podem interromper e/ou impedir o controle do gerenciamento do projeto.

5. Encerramento

A etapa de Encerramento consiste, segundo o PMBOK, em “processos executados para finalizar todas as atividades de todos os grupos de processos de gerenciamento do projeto, visando concluir formalmente o projeto, a fase, ou as obrigações contratuais”. Ou seja, os processos dessa etapa são responsáveis pelo desfecho formal do projeto ou de uma fase do projeto. Nessa etapa é comum ocorrer certas atividades, como:

• Receber o aval do patrocinador ou cliente sobre o encerramento do projeto e/ou fase;
• Registrar e documentar as lições aprendidas com o projeto e/ou fase e os impactos de adequação aos processos realizados;
• Fazer a revisão pós-projeto ou de final de fase;
• Arquivar os documentos relevantes do histórico das etapas do projeto e/ou fase em um sistema de informações de gerenciamento de projetos (SIGP);
• Solicitar um feedback bilateral com a equipe a fim de mapear as avaliações para possíveis pontos de melhoria em futuro projeto e/ou fase;
• Encerrar todas as atividades e liberar os recursos do projeto.

Dicas para você!

Livro sobre Gerenciamento de Projetos

A primeira dica é um conteúdo riquíssimo em conhecimento sobre o Gerenciamento de Projetos: O livro PMBOK.

Desenvolvido pelo PMI a fim de disseminar as boas práticas e certificações nessa área, o PMBOK é um livro que contém tudo o que você precisa saber para ser gerenciar projetos e, até mesmo ser certificado pelo PMI como Project Management Professional (PMP), ou seja ser reconhecido no mundo todo como um profissional hábil para gerenciar inúmeros projetos!

Se você tem o desejo de se aprofundar nessa área que envolve todas as Engenharias, recomendamos que adquira a edição mais recente do livro PMBOK!

Ferramentas para Gerenciamento de Projetos

A segunda dica na verdade é um top 3 de ferramentas utilizadas para o gerenciamento de projetos.

Dentre todas os softwares existentes no mercado, selecionamos 3 para que você possa se adaptar à ideia de possuir um software que otimiza os processos e análises necessárias para uma boa gestão de projetos.

MS PROJECT

O MS Project é um software de gerenciamento de projetos da Microsoft  essencial para garantir o bom planejamento e execução de projetos. A partir da sua utilização, os gestores podem gerenciar seus recursos, orçamentos, medir desempenho, criar cronograma e muito mais!

Com a ampla utilização para diversos cenários em que o gerenciamento de projetos pode ser exposto, esse software permite responder inúmeras perguntas para os questionamentos que necessitam de análise.

Para saber sobre essa ferramenta, basta clicar aqui.

TRELLO

O software Trello oferece uma interface simplificada que se ajusta a diversas utilidades de planejamento e gestão. Desenvolvido para ser moldado a partir das necessidades do seu usuário, o Trello pode ser utilizado individualmente ou por uma equipe a partir de quadros e cartões ajustáveis.

Para saber sobre essa ferramenta, basta clicar aqui.

ARTIA

O software Artia oferece funções como gerenciamento de orçamento, recursos, medição de desempenho e outras. Um grande diferencial desse software é possuir o controle de horas da equipe e a técnica pomodoro para gestão de tempo. Para saber sobre essa ferramenta, basta clicar aqui.

Fontes: Eaux, Tecmundo, Winkipedia, PMIGO e PMBOK 5ª edição.

Leia também: Certificações do PMI para Engenheiros

E você, já conhecia o gerenciamento de projetos? Conta para a gente nos comentários!