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Sua equipe está conduzindo uma reunião de brainstorming da forma correta?

por Gilberto Strafacci Neto | 07/06/2017
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Quando sua equipe é encarregada de gerar idéias para resolver um problema, sugerir uma sessão de brainstorming é praticamente uma reação natural. Mas essa abordagem realmente funciona ou está sendo conduzida da forma correta?
Embora o termo “brainstorming” seja agora usado como um termo genérico para grupos desenvolvendo idéias, ele começou como o nome de uma técnica específica proposta pelo executivo de publicidade Alex Osborn nos anos 50. Ele codificou as regras básicas que muitos de nós seguimos ao unir as pessoas para gerar idéias: tire o maior número possível de idéias. Não se preocupe se elas são muito loucas. Construa sobre as idéias que as pessoas geram. Não critique inicialmente.
Essas regras parecem tão óbvias e claras que é difícil acreditar que elas não funcionam. No entanto, décadas de estudos demonstram que os grupos que usam as regras de brainstorming de Osborn apresentam menos ideias (e menos idéias boas) do que os indivíduos teriam se pensassem sozinhos de maneira mais reflexiva.

Fonte: Pixabay.


Existem várias razões para esta perda de produtividade: por um lado, quando as pessoas trabalham juntas, suas idéias tendem a convergir. Assim que uma pessoa joga fora uma idéia, ela afeta a memória de todos no grupo e faz com que eles pensem um pouco mais similarmente sobre o problema do que antes. Em contraste, quando as pessoas trabalham sozinhas, elas tendem a divergir em seu pensamento, porque todo mundo tem um caminho ligeiramente diferente para pensar sobre um problema.
Ou seja, a forma tradicional de brainstorming proposta por Osborn é construída com base numa abordagem convergente, o que pode potencialmente gerar perda de informações ou caminhos.
Você pode aproveitar o poder de divergência e convergência para corrigir o brainstorming, e vários estudos demonstram que isso funciona de forma eficaz. Aqui estão algumas das lições que podem ser facilmente aplicadas:

Permita que os indivíduos trabalhem sozinhos primeiro

No início dos atos criativos é importante divergir, ou seja, pensar sobre o que você está fazendo de tantas maneiras quanto possível. Mais tarde, você deseja convergir para um pequeno número de caminhos a serem seguidos com mais detalhes.

Fonte: Pixabay.

Saiba o que está fazendo

É natural que durante o brainstorming exista uma confusão entre o entendimento da causa raiz, a necessidade do cliente ou as possíveis soluções. Invista tempo deixando claro em um flipchart qual é o objetivo do brainstorming: “levantamento de possíveis causas” ou “levantamento de possíveis soluções”. No primeiro caso, parte de um problema claro e específico. No segundo caso, deixe claro quais são as causas raízes que a solução precisa tratar.

Você pode ensinar alguém a ser mais criativo

Muitas técnicas usam uma estrutura como esta. Por exemplo, no método 6-3-5, seis pessoas sentam em torno de uma mesa e anotam três idéias. Eles passam sua pilha de idéias para a pessoa à sua direita, que constrói sobre elas. Esta passagem é feita cinco vezes, até que todos tenham tido a oportunidade de construir em cada uma das idéias. Posteriormente, o grupo pode se reunir para avaliar as idéias geradas.
Existem muitas variações de técnicas como esta. O que eles têm em comum é que eles permitem o trabalho individual durante fases divergentes de criatividade e trabalho de grupo durante as fases convergentes.
Técnicas como esta podem ser usadas em várias rodadas. Por exemplo, muitas vezes é importante investir tempo concordando com o problema a ser resolvido. Toda uma rodada de divergência e convergência sobre a declaração do problema pode ser feita antes de dar às pessoas a chance de sugerir soluções.
Outra abordagem que traz bastantes resultados é o uso de Associações e Analogias para estimular uma visão divergente em momentos que o grupo tende a focar em somente um caminho. A técnica é bastante simples: o líder da sessão pode escolher palavras ou imagens aleatórias e estimular a equipe utilizando-se de associações (conexões) ou analogias (comparações). A técnica está muito bem descrita no livro Criatividade: Uma Vantagem Competitiva de KING, Bob & Schlicksupp, Helmut.

Fonte: Pixabay.

Não tenha pressa

Outra dificuldade com brainstorming é que muitas vezes há pessoas no grupo que não gostam de incerteza. Eles querem terminar o processo rapidamente e continuar com a implementação da nova solução. Essas pessoas têm uma característica chamada necessidade de encerramento.
É importante que os grupos tenham tempo para explorar idéias suficientes e que possam considerar mais do que apenas as primeiras possibilidades que as pessoas geram. Uma razão pela qual técnicas como 6-3-5 são bem-sucedidas é que eles retardam o processo criativo para baixo. Eles alertam todos no grupo na frente que a avaliação não vai acontecer até que todos tenham gerado idéias e tenha tido a chance de construir sobre eles. Como resultado, mesmo as pessoas com alta necessidade de fechamento são forçadas a esperar até que as idéias sejam desenvolvidas.

Não perca tempo

Não confunda o exercício do brainstorming com as digressões que ocorrem na reunião e possíveis realinhamentos ou discussões sobre o escopo. O problemas ou as causas devem ser consenso e não devem ser rediscutidas durante a sessão.

Deixe as pessoas desenharem

Muitas sessões de brainstorming envolvem pessoas falando sobre soluções. Isso predispõe as pessoas para soluções que são fáceis de falar. Também pode levar a soluções que são abstratas e podem nunca funcionar na prática.
Como resultado, muitas técnicas (como C-Sketching) exigem que as pessoas desenhem as imagens ao invés de escrever. Novos estudos sugerem que uma combinação de desenho e escrita é ideal para gerar soluções criativas para problemas.

Fonte: Pixabay.

Assuma a responsabilidade pela sessão

Uma das falsas alegrias da sessão de brainstorming é que você, como líder do grupo, não precisa investir tanto tempo facilitando ou preparando a sessão. Você só pega as pessoas em um sala e a mágica acontece. Outra falsa alegria é que podemos envolver pessoas sem nenhum alinhamento prévio e grau de compromisso. Mas enquanto isso torna as coisas mais fáceis para você, não é bom para o grupo e para o resultado.
Para desenvolver idéias mais fortes, você precisa gerenciar a conversa para que a equipe não foque em uma solução antes que todos escutem o que os outros estão pensando. O brainstorming é um método, e como tal precisa ter uma estrutura. Defina claramente o escopo, prepare a reunião, avalie a melhor estratégia, defina uma agenda, leve materiais para construção de desenhos, escolha bem o local e as pessoas, use métodos para gerar divergência e faça um bom fechamento da reunião.

Toda vez que for questionar a qualidade de uma ferramenta ou metodologia faça a seguinte reflexão: a ferramenta não funciona ou não estou utilizando ela da forma adequada? Isso não significa seguir um manual necessariamente, mas avaliar opções para as particularidades da sua organização e ter disciplina independente do grau de complexidade inicialmente definido. Boa sorte no próximo brainstorming! 😉

 

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