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Saiba por que é importante priorizar as suas ações e projetos através da Matriz GUT

por Ithon Ramos | 08/06/2021

Conheça a Matriz GUT, uma ferramenta muito prática e eficiente que o ajudará a priorizar ações e projetos. Veja como ela pode ajudar na tomada de decisões!

Vivenciamos em nossas rotinas diversos casos nos quais precisamos tomar decisões dentro de um contexto complexo. E nem sempre é fácil priorizar um projeto, processo ou até mesmo uma estratégia em meio a tantas opções possíveis. Se você já passou por isso antes, continue lendo este texto para conhecer uma ferramenta bastante útil, a chamada Matriz GUT!

O que é a Matriz GUT?

A Matriz GUT é uma ferramenta de auxílio na tomada de decisões. Ela foi criada na década de 1980, para priorizar ações em meio à resolução de problemas complexos existentes nas indústrias americanas e japonesas – que, por se apresentar de fácil utilização, acabou servindo de apoio para diversas áreas, como projetos, planejamento estratégico, segurança do trabalho, entre outros.

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Resumindo, seu método consiste no estabelecimento de três critérios. À eles, são atribuídos pesos de 1 a 5 – que, multiplicados, indica de forma ordenada quais os itens prioritários dentre aqueles avaliados.

Critérios utilizados

Eis os três critérios estabelecidos para a Matriz GUT:

  1. Gravidade: Avalia o impacto que o projeto, processo ou até mesmo pessoas podem sofrer caso a decisão não seja tomada.
  2. Urgência: Representa o prazo necessário para que a decisão seja tomada
  3. Tendência: Considera a possibilidade de crescimento ou agravamento do problema ou ação com o tempo.
Matriz GUT
A Matriz GUT pode ser utilizada em diversas áreas para auxiliar no processo de tomada de decisão. | Imagem extraída de PHS Brasil

Como usar a Matriz GUT?

Liste os projetos ou ações que precisa gerenciar

Nesta primeira etapa, basta que todos os projetos ou ações sejam listados. Por enquanto, não se preocupe em ordená-los, já que isso será feito em outra etapa.

Defina as notas dos critérios

Esta definição (GxUxT) deve ser feita com base em seus pesos (1-5). Para cada ação/projeto listado, indique os pesos para cada critério. Para isso, você deve optar por escolher se quanto maior o peso, maior ou menor será o nível de prioridade requerido.

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Multiplique os pesos estabelecidos para cada ação/projeto

Logo após a definição dos pesos, multiplique-os (GxUxT) e crie uma coluna ao final da matriz com o resultado dessa multiplicação. Esse resultado será o score total do projeto/ação com base nos três critérios.

Matriz GUT
Exemplo de uma Matriz GUT Básica |Imagem extraída de Klickpages

Ordene os projetos/ações em ordem decrescente

Assim que os resultados da multiplicação estiverem finalizados, ordene a coluna na ordem decrescente, dessa forma, os menores valores irão corresponder aos projetos/ações com maior nível de prioridade, já que assumimos a premissa de que quanto menor o peso, maior a prioridade.

Matriz GUT
Exemplo de uma Matriz GUT Complexa – utilizando ferramenta própria| Imagem extraída de Excel Coaching

Dicas Bônus

  • Durante a listagem das ações, procure analisar com cuidado quais serão aquelas levadas para a matriz. Uma dica importante é reunir um time interdisciplinar e realizar um brainstorming das ações.
  • Estabeleça métricas para os pesos dos critérios, caso contrário, pode haver uma subjetividade. Por exemplo, pode-se considerar que uma urgência peso 4 (pouco urgente) são para ações que deverão ser executadas de 3 a 5 meses, enquanto que para urgência peso 3 (urgente, merece atenção a curto prazo) deverão ser realizados de 1 a 3 meses.
  • Caso haja empate no escore de duas ou mais ações, recomenda-se utilizar outra ferramenta conjugada com a Matriz GUT. Uma ferramenta muito conhecida é a Análise SWOT.
Análise SWOT
Análise SWOT | Imagem extraída de Resultar Gestão em Youtube

Veja Também: Aprenda a fazer o plano de ação para sua vida profissional em apenas 3 passos

Onde aplicar a Matriz GUT?

Segurança do Trabalho

Usualmente aplicada na Segurança do Trabalho, a Matriz GUT é incorporada nas análises de riscos das atividades para que sejam definidas as ações que deverão ser priorizadas para eliminação ou minimização dos riscos ocupacionais. Neste caso, utilizamos os critérios da seguinte forma:

  1. Gravidade: referente ao impacto decorrente do risco.
  2. Urgência: considerar o prazo necessário para execução do projeto ou ação para que o impacto não ocorra.
  3. Tendência: demonstra a possibilidade de o problema piorar caso nenhuma decisão seja tomada.

Gestão de Projetos

Utilizado para auxiliar na priorização de projetos. No entanto, cabe ressaltar que os três critérios da Matriz GUT estarão relacionados aos problemas existentes pela empresa e irão variar de acordo com o seu segmento; por isso, os pesos devem ser atribuídos levando em consideração os problemas existentes naquele ambiente.

Por exemplo, suponha que uma empresa esteja realizando seu Planejamento Estratégico para o ano subsequente e precisa definir quais projetos serão priorizados de acordo com o CAPEX disponível – montante de dinheiro despendido -, sendo alguns dos projetos em pauta:

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  1. realização de obra para atendimento a um determinado requisito regulatório,
  2. necessidade de expansão física da companhia visando aumento de market share,
  3. contratação de empresa terceirizada para elaboração dos planos de carreira dos funcionários, e
  4. substituição da frota da equipe de campo.

Nesta situação, é muito comum que uma equipe interdisciplinar se reúna para discutir, aplicar a ferramenta e decidir, com base nas métricas da Matriz GUT, quais serão os projetos priorizados!

E você, o que acha da Matriz GUT? Conte como foi a sua experiência com esta ferramenta nos comentários!

Fontes: PHS Brasil, EUAX Consulting.

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Ithon Ramos

Engenheiro de Meio Ambiente | Segurança do Trabalho e MBA em Gerenciamento de Projetos