Antes de decidir como planejar, deve-se ter clareza sobre o porquê do planejamento, ou seja, as razões da existência do projeto, e quais informações devem estar contidas no plano, pois ele serve como um mapa que mostra a rota desde o início até o fim do projeto.

O Plano do Projeto deve conter informações suficientes para que o gerente de projeto possa o consultar a qualquer momento e consiga identificar o que precisa ser feito, quando, por quem, quais recursos serão utilizados, quanto tempo a tarefa irá durar, qual deve ser seu resultado, enfim, devem estar claros todos os aspectos do que deve ser feito a seguir.

Segundo Mantel, Meredith, Shafer e Sutton (2011), o PMBOK define o plano de projeto como um plano que contenha o termo de abertura do projeto e todos os elementos relativos ao planejamento, execução e controle do projeto. Estes elementos são dividos entre as seguintes categorias:

1. Visão geral: contém a descrição do projeto, objetivos e resultados esperados; além disso, deve explicitar o porquê deste projeto estar sendo feito e qual o seu papel em relação à estratégia da empresa.
2. Objetivos: descrição mais detalhada do escopo do projeto e dos resultados desejados; pode-se abordar os objetivos também como a “missão do projeto”.
3. Abordagem geral: contém a descrição das abordagens tecnológicas e gerenciais a serem usadas; estas abordagens dependem de cada projeto.

   

4. Aspectos contratuais: deve descrever todos os aspectos legais e acordos feitos com um cliente e/ou partes interessadas.
5. Cronogramas: deve incluir todas as etapas do projeto com suas respectivas durações, datas de início e fim, de modo que fique claro o horizonte de tempo do projeto.
6. Recursos necessários: nesta seção deve-se estimar todas as despesas do projeto, custos das tarefas, horas extras, custos fixos, orçamentos, materiais, custos de controle e manutenção, etc.

    

   

7. Pessoal: refere-se à mão de obra; deve determinar quantas pessoas serão necessárias, quais devem ser suas habilidades, treinamentos a serem oferecidos, quem ficará responsável por qual tarefa, entre outros.
8. Gerenciamento de risco: esta seção deve especificar todos os problemas potenciais para o projeto, como falha de equipamentos, atraso de fornecedores, mau tempo, etc.. Além disso, deve conter um plano para remediar cada uma das situações de risco expostas.
9. Métodos de Avaliação: deve-se descrever quais serão os métodos e procedimentos de avaliação do projeto, juntamente com o padrão de qualidade a ser atingido e os procedimentos de controle e monitoramento.

É importante que o plano seja claro e bem elaborado, pois ele será crucial para liderar o grupo do início do projeto até sua bem sucedida conclusão.

 E você, já elaborou um plano de projeto? Conhece outra abordagem? Deixe sua opinião nos nossos comentários!

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Fontes: Mantel, Meredith, Shafer e Sutton. Project Management in Practice. 4ª edição

Jéssica Dias

Engenheira de Produção formada pela UENF com mais de três anos de experiência em cadeia de suprimentos (supply chain), passando por funções nas áreas de logística, processos e planejamento de materiais. Apaixonada por tecnologia, leitura, ensinar o que sei e ajudar a outras pessoas a serem melhores em suas carreiras. @engjessicadias