Gerenciamento de projetos é a organização e o controle de recursos com o objetivo de entregar um projeto dentro de um escopo definido, com padrões de qualidade estabelecidos e respeitando restrições de tempo e custo. No ambiente empresarial, o gerenciamento de projetos é amplamente utilizado para introduzir novas iniciativas ou conduzir mudanças organizacionais de forma estruturada.

Projetos têm duração finita e envolvem um conjunto de atividades a ser executado dentro de um prazo e, na maioria dos casos, com orçamento fixo. Por isso, saber como gerenciar um projeto é uma competência essencial para gestores, líderes e equipes de todas as áreas.

Exemplos de projetos

Para entender melhor o conceito, veja alguns exemplos práticos de projetos empresariais:

• Instalação de um novo sistema de informação (ERP) em uma empresa
• Construção ou reforma de um prédio
• Realocação de uma fábrica ou unidade produtiva
• Organização de ajuda emergencial a vítimas de desastres naturais

Todos esses projetos possuem um objetivo final e um prazo definido para conclusão. Enquanto projetos simples podem ser conduzidos com bom senso, projetos mais complexos exigem planejamento estruturado e metodologias formais de gestão de projetos.

Como funciona o gerenciamento de projetos? As 5 fases

O processo de gerenciamento de projetos é dividido em cinco fases principais:

1. Compreensão do ambiente de projeto

O ambiente do projeto compreende tudo o que pode afetá-lo, desde fatores internos como estratégia, cultura e recursos disponíveis, até recursos externos como fatores competitivos e industriais, fatores geográficos, econômicos, políticos e governamentais.

2. Definição do projeto

Antes do planejamento do projeto, é necessário saber com precisão qual o objetivo a ser cumprido, bem como seu escopo e a estratégia a ser usada para alcançar as metas traçadas.

3. Planejamento do projeto

O planejamento determinará os recursos necessários para realização do projeto, seus custos e sua duração; nesta fase o trabalho será alocado e dividido, com cada membro conhecendo suas responsabilidades.

4. Execução

Desempenho dos aspectos técnicos do projeto. Esta fase pode envolver a execução de várias atividades envolvendo diferentes tecnologias, dependendo do projeto executado.

5. Controle do projeto

Durante a execução o projeto deve ser monitorado de forma que esteja claro se as metas estão sendo cumpridas ou não; caso a execução esteja saindo diferente do plano, o gerente de projetos deve saber como intervir de forma que o planejamento volte a ser cumprido.

Ferramentas de gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos é apoiado por técnicas e ferramentas que aumentam a eficiência e melhoram o desempenho das equipes. As principais ferramentas de gestão de projetos incluem:

• ERP — sistema integrado de gestão empresarial
• Gráfico de Gantt — visualização do cronograma de atividades
• Análise do Caminho Crítico (CPM) — identificação das atividades que impactam o prazo final
• Análise SWOT (ou FOFA) — diagnóstico estratégico do projeto
• Análise Custo x Benefício — avaliação de viabilidade financeira
• Análise de risco — antecipação de problemas potenciais
• Matriz de decisão — auxílio na tomada de decisões complexas

Perguntas frequentes sobre gerenciamento de projetos

O que é gerenciamento de projetos?

É o conjunto de práticas, técnicas e ferramentas usadas para planejar, executar e controlar um projeto, garantindo que ele seja entregue dentro do prazo, custo e qualidade esperados.

Quais são as fases do gerenciamento de projetos?

As cinco fases são: compreensão do ambiente, definição, planejamento, execução e controle do projeto.

Quais ferramentas são usadas no gerenciamento de projetos?

Entre as mais utilizadas estão o Gráfico de Gantt, a Análise do Caminho Crítico, a Análise SWOT, a Matriz de Decisão e softwares de ERP.

Este artigo foi originalmente escrito pela colaboradora voluntária Jéssica Dias, engenheira industrial; formada pela Universidade Estadual do Norte Fluminense; com passagem pelo Instituto de Tecnologia de Rochester; tem experiência em cadeia de suprimentos (supply chain), e já atuou nas funções de Logística, Planejamento e Programação de Materiais.

Fontes: MindTools.com, Boudless.com, Administração da Produção / Nigel Slack, Stuart Chambers, Robert Johnston; 3 ed. – São Paulo: Atlas, 2009.

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