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O Gerenciamento de Projetos através de sistemas ERP

por Engenharia 360 | 02/04/2014
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Você já ouviu falar sobre ERP? Essa sigla tão falada no ambiente corporativo significa Entreprise Resource Planning, que nada mais é do que a implantação de Sistemas Integrados de Gestão Empresarial.
Esse tipo de sistema tem se tornado uma ferramenta cada vez mais comum em diversas empresas de diferentes segmentos do mercado. Mas ao contrário do que muitos pensam essa não é uma tarefa simples, principalmente por envolver setores variados e profissionais com perfis diferentes. E na contramão do que acaba acontecendo na prática, também não é uma responsabilidade apenas da empresa fornecedora do software. E então, como proceder para implantar uma nova ferramenta de trabalho causando apenas impactos positivos nas rotinas e processos do cliente? Se você já viveu essa experiência na sua empresa sabe bem como implantar ERP é um trabalho de equipe e que exige dedicação para evitar traumas futuros.
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Fruto da consultoria realizada pela PPM Consulting – Projetos, Processos e Métodos através do responsável pela empresa, Sr. Antônio Américo Viana Cabral, foi definido para os funcionários da 90 Tecnologia da Informação como iniciar um projeto, como envolver os usuários nesse projeto e como gerar participação, realizar treinamentos e adquirir habilidades para utilização do sistema. Antônio Américo é profissional na área de Informática há mais de 40 anos, atua como Consultor de TI e Comunicação com ênfase em Gerenciamento de Projetos e é certificado internacionalmente pelo PMI e pela IBM como Executivo de Projeto.
Através dessa consultoria a 90t.i buscou garantir aos seus clientes os melhores resultados no uso dos sistemas Compor 90 e Gestor 90 por meio da capacitação e qualificação de sua Equipe de Implantação. Foi criado um Escritório de Gerenciamento de Projetos – PMO, que é um ambiente estruturado, capaz de prestar assistência a todos os setores da organização e que tem como objetivo apresentar os resultados dos projetos nos níveis de detalhes desejados.

Vejamos quais são os principais itens que inviabilizam a implantação de um ERP em função da falta de Gerenciamento do Projeto:

  1. Falha na Comunicação;
  2. As estimativas do projeto são imprecisas;
  3. Os requisitos são “vagos”;
  4. Gera-se uma falsa expectativa na concepção do projeto;
  5. A qualidade da especificação de escopo;
  6. Falha na avaliação da qualidade;
  7. Concessões feitas fora do escopo do projeto;
  8. Falha no entendimento da solução;
  9. Falha na elaboração de propostas;
  10. Custos inadequados ao orçamento do projeto.

São muitos os casos em que as empresas que estão fazendo a aquisição do ERP não se preocupam com a implantação do mesmo e a fornecedora do software também não consegue realizar da forma correta. O que os erros mencionados anteriormente podem provocar?
De acordo com Cabral, “muitas empresas se preocupam com a aquisição de um software ERP, mas implantam sem o devido treinamento, sem colocar nas pessoas as habilidades para trabalhar com o sistema. Dessa forma não desenvolvem modelos, não padronizam, implantam de maneira apressada e levam ao erro”. Por meio do Escritório de Projetos a 90t.i está dando um importante passo para evitar a ocorrência de problemas como esse.

Quando uma implantação falha não é só a perda financeira e de tempo que impacta nos resultados. Seria culpa apenas de uma das partes envolvidas? Provavelmente não e por isso vale a reflexão. Pela experiência adquirida ao longo de todos esses anos atuando na área, Antônio Américo considera que “o homem é resistente a mudanças, mas quando são utilizadas as metodologias adequadas a resistência é minimizada, pois assim os benefícios são percebidos”.

Agora que já conhecemos os motivos das falhas de um ERP, é fundamental também saber quais são os benefícios de uma implantação bem realizada. Ganha a empresa fornecedora, e ganha principalmente o cliente, que é quem irá desfrutar da agilidade, eficácia e precisão dos processos automatizados através do ERP.

  1. Melhoria nos processos de comunicação em geral;
  2. Melhoria na produtividade da organização, com o estabelecimento de uma metodologia padrão de gerenciamento de projeto, incluindo uma padronização, processos, métodos, ferramentas e um ambiente colaborativo;
  3. Apoio aos processos de decisão e das auditorias nos sistemas;
  4. Racionalização das atividades com a utilização de formulários e TEMPLATES para facilitar o desenvolvimento dos processos de gerenciamento de projetos, as estimativas do projeto, planos do projeto, cronogramas, gerenciamento de risco, gerenciamento de problemas, gerenciamento de mudança, aceitação do projeto e relatórios, mantendo um histórico dos projetos.
  5. Melhoria no gerenciamento dos recursos dos projetos;
  6. Melhoria na avaliação por parte dos clientes e parceiros, propiciando uma melhor participação do mercado;
  7. Aumento de produtividade nas atividades de implantação de sistemas, em função da padronização e uso correto dos processos;
  8. Melhor eficiência operacional;
  9. Melhor desempenho das entregas, com melhor previsibilidade;
  10. Redução do custo de retrabalho.

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