Como podemos saber se estamos resolvendo um problema da forma correta? Como saber se nossas propostas ou novas ideias para um projeto irão funcionar? A solução é ter um processo que possa ser seguido quando precisamos implementar alguma mudança ou resolver um problema, um processo que se certifique que planejemos, façamos testes e incorporemos feedbacks antes da implementação.

Uma das ferramentas que podem ser usadas é o chamado Ciclo PDCA, uma técnica iterativa de solução de problemas usadas para melhorar processos ou implementar novas ideias de maneira controlada.

PDCA significa, em inglês, Plan-Do-Check-Act (planejar-fazer-checar-agir) e é um ciclo de melhoria contínua que pode ser usado tanto para avanços no desempenho quanto para pequenas melhorias em projetos e processos. Suas quatro fases envolvem:

• Plan: identificar e analisar o problema.
• Do: desenvolver e testar a solução potencial.
• Check: medir o quão efetiva a solução-teste foi e analisar se ela pode ser melhorada de alguma forma.
• Agir: implementar completamente a solução melhorada.

Como usar esta ferramenta?

Passo 1: Plan

Primeiro, deve-se identificar exatamente qual é o problema. Para isso, podem ser usadas ferramentas como “Drill Down”(quebrar problemas complexos em partes progressivamente menores), Diagrama de Causa e Efeito e “5 Porquês”. Depois, pode ser apropriado mapear o processo que está presente na causa do problema. Ao final dessa fase, adicione quaisquer outras informações necessárias para ajudar na busca por uma solução.

Passo 2: Do

Nesta fase possíveis soluções devem ser geradas e, dentre estas, escolher a melhor (para isso pode ser feita uma análise de impacto, por exemplo). Com a solução escolhida deve-se implementar um projeto piloto em pequena escala, com um grupo pequeno, ou em uma área geográfica limitada, ou de alguma outra maneira que seja apropriada à natureza do problema.

É importante ressaltar que, ainda que esta fase se chame “Do” (fazer), ela é uma fase de testes e tentativas; a implementação completa da solução final dar-se-á no Passo 4.

Passo 3: Check

Nesta fase, mede-se o quão eficaz a solução piloto é, e a partir disso reúne-se todas as informações que poderiam torná-la ainda melhor. Dependendo do sucesso do piloto, o número de áreas de melhoria que foram identificados, bem como o âmbito de toda a iniciativa, pode-se optar por repetir as fases "Do" e "Check", incorporando as melhorias adicionais. Uma vez convencido de que os custos seriam superiores aos benefícios de repetir o sub-ciclo "Do-Check", você pode passar para a fase final.

Passo 4: Act

Agora implementamos totalmente a sua solução. No entanto, o uso do Ciclo PDCA não necessariamente para por aí. Se você estiver usando o PDCA como parte de uma iniciativa de melhoria contínua, você precisa para fazer um loop de volta para a fase Plan (Passo 1), e procurar novas áreas de melhoria.

Fontes: investopedia.com, mindtools.com, asq.org

Jéssica Dias

Engenheira de Produção formada pela UENF com mais de três anos de experiência em cadeia de suprimentos (supply chain), passando por funções nas áreas de logística, processos e planejamento de materiais. Apaixonada por tecnologia, leitura, ensinar o que sei e ajudar a outras pessoas a serem melhores em suas carreiras. @engjessicadias