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Dica de ouro! Saiba como tornar as suas reuniões virtuais ou presenciais muito mais produtivas

por Cristiano Oliveira da Silva | 19/05/2021

Nesta matéria, o Engenharia 360 apresenta maneiras de tornar as suas reuniões presenciais ou virtuais mais objetivas e produtivas.

Em tempos de home office, nunca foi tão necessário tornar as reuniões virtuais mais produtivas. Mesmo antes dessa nova realidade, com as vídeos-chamadas cada vez mais numerosas, as reuniões presenciais muitas vezes acabavam consideradas motivo de chateação e, para muitos, de perda de tempo.

Isso acontece principalmente quando as reuniões são convocadas para “falar sobre” ou para “discutir tal tema”. Na minha vivência prática, vi que as reuniões virtuais ou presenciais mais produtivas costumam ser bem rápidas e objetivas. E acredito que o grande fator decisivo para que isso ocorra é ter a clareza do que se desejava resolver!

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Depois, após fazer alguns cursos com base em PNL ou Programação Neurolinguística – que é, antes de tudo, uma poderosa ferramenta de melhoria da qualidade da comunicação -, entendi plenamente porque algumas reuniões são produtivas e outras não.

No texto a seguir, apresento a você um panorama geral sobre o assunto, cujo entendimento, certamente irá lhe fornecer subsídios para tornar os seus encontros de negócios muito mais produtivos! Confira!

reunião
Imagem de AS_Appendorf

Por que algumas reuniões virtuais ou presenciais são improdutivas?

Para muitas pessoas, ouvir o termo “reunião” já faz disparar uma série de gatilhos negativos. Por exemplo: “De novo?!”, “Mais uma tarde perdida que eu poderia estar produzindo!”, “Qual vai ser a bronca dessa vez?”.

Isso se justifica, porque muitas vezes não é estabelecido de forma clara, antes, o que se deseja da reunião. Como: “Qual o objetivo?”, “Que assunto deve ser discutido?”, “Será só reclamação de chefe?”.

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Dessa forma, pode ser que reunião acabe improdutiva, se perdendo muito tempo criticando comportamentos de funcionários ou clientes, lamentando resultados não obtidos e, por fim, não saem propostas alguma de solução para que isso não ocorra novamente. Contribuem para isso uma postura prolixa ou pouco objetiva do condutor, tornando muitas reuniões virtuais ou presenciais realizadas realmente insuportáveis!

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Imagem de jmexclusives

Toda reunião tem um motivo ou um objetivo?

Deveria, pelo menos! Entenda por que com a explicação a seguir!

Motivo

Quando algum procedimento a ser realizado pelo grupo não está sendo cumprido ou quando algum resultado desejado não está sendo alcançado.

Isso pode transformar a reunião quase um “muro das lamentações”, tanto por parte do líder quanto dos liderados. Ou um “ping-pong”, melhor dizendo, com um personagem jogando a culpa pro outro – o que por si só pode gerar um grande desgaste na equipe e vir a comprometer mais ainda o não cumprimento dos trabalhos de forma adequada.

Identificar o motivo é bom, mas o ótimo é transformar o motivo em objetivos!

Objetivos

Formular objetivos de forma adequada requer um alto nível de maturidade do líder ou condutor da reunião.

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Parte importante de uma boa formatação de reunião é estipular um tempo de duração.

Por mais óbvio que isso soe, é muito comum, mesmo em reuniões virtuais ou presenciais com objetivos claros, as pessoas se perderem no tempo. E é justamente uma das funções do líder diligenciar esse tempo e garantir que todos possam expressar as suas ideias, estimulando a equipe.

Dessa maneira, se a reunião tiver um motivo, o primeiro passo é transformar o mesmo em objetivos! Eis exemplos expressos em verbos de ação:

  • realizar mapeamento da situação atual,
  • elaborar matriz de responsabilidades,
  • calcular o valor do investimento,
  • entrevistar candidatos ao cargo, e
  • revisar fluxos de trabalho.

Também é obrigação de quem quer garantir uma reunião produtiva deixar claro os objetivos que fazem com que os profissionais ali presentes se reúnam, de forma consensual e empática, para contribuir na busca de soluções.

Na sequência, deve-se buscar alinhar o comprometimento de cada participante e como ele pode contribuir para a execução dos objetivos.

Ata de Reunião

Aliás, objetivo sem data, não é objetivo! Então, uma vez identificado quem irá realizar cada uma das tarefas necessárias para o atendimento de determinado objetivo, deve-se também estabelecer um prazo para o cumprimento da tarefa delegada a cada um dos participantes.

Em grandes corporações, quando é necessário reportar o resultado da reunião – sim, reunião deve ter um resultado -, é muito comum criar uma ‘Ata de Reunião’ com os pontos discutidos – ou objetivos -, seus responsáveis e prazo para cumprimento. Entretanto, quando não for necessário tal formalismo, ainda assim, toda reunião deve terminar com uma recapitulação dos pontos acordados e a criação de uma lista ou documento que deverá ser encaminhado a todos os participantes e a quem mais interessar.

reunião
Imagem de Free-Photos

Conclusão

  1. Identifique com clareza os motivos e objetivos da reunião – qualquer assunto fora da pauta deverá ser tratado num outro fórum;
  2. Certifique-se de que a pauta é de interesse de todos – se não for, busque consenso;
  3. Delegue tarefas e estabeleça um compromisso em relação ao que cada um irá fazer em prol do alcance dos objetivos;
  4. Estabeleça prazos – finais ou intermediários – para cumprimento das tarefas acordadas.

Seguindo esses pontos, certamente suas reuniões virtuais ou presenciais se tornarão mais rápidas e efetivas!


Fonte: Livro A Regra de Ouro, Dr. Neil Hamilton Negrelli Júnior.

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Cristiano Oliveira da Silva

- Engenheiro Civil (Poli-USP/2003) - Pesquisador colaborador UFABC - Capacitação e disseminação de BIM - Gerente de Engenharia / BIM Manager - Projetos, Planejamento e Qualidade na empresa BEN - Bureau da Engenharia - INEXH - Instituto Nacional de Excelência Humana - MasterPractitioner e Coach Sistêmico - Analista Corporal - O Corpo Explica - Músico, pai e curioso por natureza