O relatório A3, segundo John Shook, é uma ferramenta que tem por objetivo padronizar a resolução de problemas, diálogo e tomada de decisão dentro da organização. Desta maneira é possível criar uma organização de cientistas que melhoram as operações e os resultados continuamente por meio do aprendizado constante do trabalho feito.
Tenho a oportunidade de fazer o uso desta ferramenta constantemente e ela tem proporcionado grandes resultados. Sendo assim, leia com atenção este artigo e replique esta ferramenta dentro da sua empresa, pois garanto que você irá conseguir solucionar os problemas, além de alcançar a melhoria contínua dos seus processos.

Conceito

O termo "A3" nada mais é do que uma referência a folha de papel de tamanho internacional, com 29,7 cm por 42 cm. Embora, principalmente na Toyota e em outras empresas que possuem a cultura Lean Manufacturing enraizada, este termo signifique muito mais.

Este conceito surgiu na Toyota há muitos anos, no qual se entende que cada problema enfrentado pode e deve ser colocado em uma folha de papel.

"Mas por que logo em uma folha A3?". Você deve estar se perguntando, certo? Simples, se você unir duas folhas A4 você consegue formar uma folha A3 e foi este o insight da Toyota. Do lado esquerdo vou ter o problema atual e todos os dados referentes a ele, enquanto que do lado direto terei os monitoramentos e ganhos com a solução do meu problema.

Podemos também associar ao ciclo do PDCA (Plan, Do, Check, Action), no qual do lado esquerdo é usado para Planejar e o lado direto reflete as partes 'Executar, Verificar e Agir' do ciclo.

Receita do A3

Elaborar um A3 é muito parecido com fazer um bolo. Você precisa seguir os passos que estão descritos na receita, colocando os ingredientes no momento certo, ficando sempre de olho para ver como está o crescimento do bolo. Portanto, segue abaixo a minha receita para elaborar uma A3 com perfeição (aproveito para colocar minhas sugestões que fui adquirindo ao longo do tempo).

Ingredientes

• Equipe Multidisciplinar: procure envolver todas as pessoas que de alguma forma (direta ou indiretamente) são afetadas pelo problema. A contribuição de diferentes pontos de visitas é essencial para a resolução do problema. Lembre-se um A3 nunca deve ser feito por uma única pessoa.
• Vá ao Gemba: Gemba é uma palavra em japonês que significa lugar real, ou seja, descreve qualquer ambiente onde as pessoas estão gerando valor para o cliente; é o lugar onde o trabalho acontece e consequentemente onde o problema surgiu.
• Mantenha a disciplina: a atualização do A3 precisa ser constante, por isso sugiro que agende reuniões semanais com todos os participantes. A participação efetiva de todos é o sucesso desta ferramenta.
• Cumpra os prazos: não deixe que outras atividades prejudiquem o andamento das ações do A3, a revisão constante nas datas pode gerar descrença na ferramenta das pessoas na equipe.

Passo a passo

Com os ingredientes na mão, chegou a hora de montar o Relatório A3. Vamos lá?

 
Para se montar um A3 é preciso seguir, no mínimo, oito passos, segundo John Shook:

→ Passo 1 - Título: Defina o problema, meta ou questão que deseja solucionar.

Sugestão: Utilize o método SMART. Essa simples ferramenta para criar metas é uma espécie de checklist, por meio do qual você verifica se cada uma das metas tem as seguintes premissas atendidas: S- específica; M- mensurável; A-atingível; R-relevante; T-temporizável.

Ex.:  Reduzir despesas operacionais em 10% em até 6 meses.

→ Passo 2 - Contexto: Estabeleça o contexto e a importância do problema para a organização.

Sugestão: Elabore um resumo e faça uso de gráficos que refletem a relevância da solução do problema.

→ Passo 3 - Condições Atuais: Descreva o que sabe atualmente sobre o problema ou questão.

Sugestão: Elabore um fluxograma do processo do atual e sinalize os pontos de melhoria e gargalos. 

→ Passo 4 - Objetivos/Metas: Identifique o resultado desejado.

→ Passo 5 - Análise: Analise a situação e as causas subjacentes que criaram a lacuna entre a situação atual e o resultado desejado.

Sugestão: Utilize as principais ferramentas da qualidade para analisar o problema em questão. Os cinco porquês, o diagrama de pareto e o diagrama de causa e efeito não podem faltar nesta análise.

→ Passo 6 - Contramedidas Propostas: Proponha algumas ações corretivas ou contra medidas para abordar o problema, preencher lacunas ou atingir um objetivo.

Sugestão: Após definir as ações, utilize a matriz Impacto X Esforço para priorizá-las de acordo com os recursos disponíveis, custos, investimentos e entre outros.

→ Passo 7 - Plano: Identifique no plano de ação quem fará o quê e quando para atingir o objetivo.

Sugestão: Utilize o gráfico de Gantt para monitorar as ações.

→ Passo 8 - Acompanhamento: Estabeleça um processo de revisão, acompanhamento e aprendizado para antecipar-se os problemas remanescentes.

Bom, pessoal, espero que tenha gostado. Cada vez mais as empresas buscam profissionais com este perfil, portanto seja um Solucionador de Problemas! Gostou do artigo? Faz uso da ferramenta A3? Tem dúvidas? Não deixe de comentar! Até a próxima.

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Luccas Costa