Por que algumas pessoas são mais produtivas do que outras? Uma ferramenta de pesquisa intitulada Pozen Productivity Rating, feita pelo MIT, tentou determinar isso por meio de um ranqueamento hábitos que geram produtividade. A gente apresenta aqui.

A ferramenta de pesquisa de produtividade:

O Pozen Protuctivity Rating consiste em 21 perguntas divididas em sete categorias: planejar agenda, desenvolver rotinas diárias, lidar com suas mensagens, fazer muito, aprimorar suas habilidades de comunicação, realizar reuniões eficazes e delegar a outras pessoas.

Foram quase 20 mil respostas que permitiram a análise dos dados. Cerca de metade eram moradores da América do Norte; outros 21% eram residentes na Europa e 19% eram residentes da Ásia. Os restantes 10% incluíam residentes da Oceania, América do Sul e África.

Primeiros resultados identificados:

A gente está interessado no que dá certo para ser mais produtivo. Nesse caso, os pesquisadores identificaram os grupos de pessoas com as maiores classificações de produtividade e descobriram que os profissionais com as pontuações mais altas tendiam a se dar bem nos mesmos hábitos:

• Planejar  o trabalho com base em suas principais prioridades e, em seguida, agiram com um objetivo definido.
• Desenvolver técnicas eficazes para gerenciar um grande volume de informações e tarefas.
• Entender as necessidades de seus colegas, possibilitando reuniões breves, comunicações responsivas e instruções claras.

Os hábitos desses entrevistados mais experientes incluíam o desenvolvimento de rotinas para atividades de baixo valor, o gerenciamento do fluxo de mensagens, a execução de reuniões eficazes e a delegação de tarefas a outras pessoas, de modo a não centralizar tudo consigo.

Curiosidades da pesquisa:

Enquanto o score geral de produtividade dos profissionais masculinos e femininos foram quase os mesmos, houve algumas diferenças notáveis em como as mulheres e os homens conseguiram atingir essa produtividade.

Por exemplo, as mulheres apresentaram uma pontuação particularmente alta para realizar reuniões eficazes: manter reuniões com menos de 90 minutos e terminar com um acordo dos próximos passos. Por outro lado, os homens se destacaram em lidar com o alto volume de mensagens, não olhando seus e-mails com muita frequência e pulando as mensagens consideradas como de baixo valor.

Embora esteja claro que a capacidade de lidar com a sobrecarga de “input” é a chave para a produtividade, a forma de gerenciar isso pode não ser tão simples para muitos de nós que estremecemos com o nosso acúmulo contínuo de e-mails, mensagens e demandas diversas.

A equipe que conduziu a pesquisa advertiu que, sem um conjunto específico de metas a serem seguidas – pessoais e profissionais – muitas pessoas ambiciosas dedicam tempo insuficiente a atividades que realmente apoiam seus objetivos principais. A famigerada perda de foco.

Nesse cenário, são sugeridos alguns hábitos que o resultado da pesquisa demonstrou serem comuns dos profissionais mais produtivos. Na forma de dicas, isso inclui:

• Concentre-se em seus principais objetivos: todas as noites, revise a programação do dia seguinte para enfatizar suas principais prioridades. Decida o seu propósito de ler qualquer material longo antes de começar.
• Gerencie sua sobrecarga de trabalho: pule de 50 a 80% de seus e-mails com base no remetente e no assunto. Divida os grandes projetos em pequenas etapas e comece com o primeiro passo.
• Use o suporte dos seus colegas: limite qualquer reunião a 90 minutos ou menos e termine cada reunião com os próximos passos claramente definidos. Busque acordo e selecione métricas de sucesso com sua equipe.

A ferramenta de pesquisa ainda está disponível on-line. Ao completá-la, você recebe um feedback oferecendo dicas práticas para melhorar a produtividade.

Fontes: Engineers Journal.

Kamila Jessie

Doutora em Hidráulica e Saneamento pela Universidade de São Paulo (EESC/USP) e Mestre em Ciências pela mesma instituição; é formada em Engenharia Ambiental e Sanitária pelo Centro Federal de Educação Tecnológica de Minas Gerais (CEFET-MG) com período sanduíche na University of Ottawa, no Canadá; possui experiência em tratamentos físico-químicos de água e efluentes; atualmente, integra o Centro de Pesquisa em Óptica e Fotônica (CePOF) do Instituto de Física de São Carlos (USP), onde realiza estágio pós-doutoral no Biophotonics Lab.