Antes de decidir como planejar, deve-se ter clareza sobre o porquê do planejamento, ou seja, as razões da existência do projeto, e quais informações devem estar contidas no plano, pois ele serve como um mapa que mostra a rota desde o início até o fim do projeto.

O Plano do Projeto deve conter informações suficientes para que o gerente de projeto possa o consultar a qualquer momento e consiga identificar o que precisa ser feito, quando, por quem, quais recursos serão utilizados, quanto tempo a tarefa irá durar, qual deve ser seu resultado, enfim, devem estar claros todos os aspectos do que deve ser feito a seguir.

Segundo Mantel, Meredith, Shafer e Sutton (2011), o PMBOK define o plano de projeto como um plano que contenha o termo de abertura do projeto e todos os elementos relativos ao planejamento, execução e controle do projeto. Estes elementos são dividos entre as seguintes categorias:

1. Visão geral: contém a descrição do projeto, objetivos e resultados esperados; além disso, deve explicitar o porquê deste projeto estar sendo feito e qual o seu papel em relação à estratégia da empresa.
2. Objetivos: descrição mais detalhada do escopo do projeto e dos resultados desejados; pode-se abordar os objetivos também como a “missão do projeto”.
3. Abordagem geral: contém a descrição das abordagens tecnológicas e gerenciais a serem usadas; estas abordagens dependem de cada projeto.

   

4. Aspectos contratuais: deve descrever todos os aspectos legais e acordos feitos com um cliente e/ou partes interessadas.
5. Cronogramas: deve incluir todas as etapas do projeto com suas respectivas durações, datas de início e fim, de modo que fique claro o horizonte de tempo do projeto.
6. Recursos necessários: nesta seção deve-se estimar todas as despesas do projeto, custos das tarefas, horas extras, custos fixos, orçamentos, materiais, custos de controle e manutenção, etc.

    

   

7. Pessoal: refere-se à mão de obra; deve determinar quantas pessoas serão necessárias, quais devem ser suas habilidades, treinamentos a serem oferecidos, quem ficará responsável por qual tarefa, entre outros.
8. Gerenciamento de risco: esta seção deve especificar todos os problemas potenciais para o projeto, como falha de equipamentos, atraso de fornecedores, mau tempo, etc.. Além disso, deve conter um plano para remediar cada uma das situações de risco expostas.
9. Métodos de Avaliação: deve-se descrever quais serão os métodos e procedimentos de avaliação do projeto, juntamente com o padrão de qualidade a ser atingido e os procedimentos de controle e monitoramento.

É importante que o plano seja claro e bem elaborado, pois ele será crucial para liderar o grupo do início do projeto até sua bem sucedida conclusão.

 E você, já elaborou um plano de projeto? Conhece outra abordagem? Deixe sua opinião nos nossos comentários!

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Fontes: Mantel, Meredith, Shafer e Sutton. Project Management in Practice. 4ª edição

Jéssica Dias

Engenheira industrial; formada pela Universidade Estadual do Norte Fluminense; com passagem pelo Instituto de Tecnologia de Rochester; tem experiência em cadeia de suprimentos (supply chain), e já atuou nas funções de Logística, Planejamento e Programação de Materiais.