Você é uma pessoa organizada? Sua mesa de estudos e trabalho está limpa e arrumada? Quanto tempo você passa procurando aquele papel no meio de uma pilha imensa? 

Pode não parecer, mas um ambiente de trabalho desorganizado causa desperdícios e afeta a produtividade de um trabalhador. Ter suas ferramentas mais utilizadas à mão e saber onde encontrar as de menor uso, assim como manter apenas as coisas necessárias àquele ambiente são algumas das formas de ser mais organizado, otimizar o trabalho e não desperdiçar tempo.

Esse é o princípio base para o Sistema 5S, que faz parte da filosofia de Produção Enxuta e é usado com o objetivo de reduzir desperdícios, melhorar as eficiências e a produtividade em qualquer ambiente. O resultado imediato da aplicação do 5S é um ambiente de trabalho limpo, seguro e bem organizado.

O 5S é composto de cinco etapas cujos nomes têm origem em palavras japonesas:

1. Seiri – Utilização: A primeira fase consiste no esforço em eliminar os itens desnecessários da área de trabalho. Um método para se cumprir esta tarefa é conhecido como “etiqueta vermelha”, onde a necessidade de cada item é avaliada de forma que todos os itens não importantes ou que não estão em quantidade certa ou no lugar certo recebem uma tarja vermelha. Depois de classificar todos os itens, os itens que receberam a etiqueta são movidos de forma a serem eliminados, colocados no lugar certo e nas quantidades corretas.
2. Seiton – Ordem: Nesta fase são criados métodos de armazenamento eficientes e efetivos para que os itens sejam facilmente encontrados e guardados. Nesta fase podem ocorrer pinturas, colocação de etiquetas e placas para indicar as localizações, instalação de armários, etc.
3. Seiso – Limpeza: Depois de retirar os excessos e organizar os itens remanescentes, é hora de limpar minuciosamente a área. É claro que a limpeza deve ser mantida diariamente, afinal um ambiente limpo pode ajudar trabalhadores a identificar melhor problemas nos equipamentos ou no ambiente de trabalho em geral.
4. Seiketsu – Padronizar: Após os 3 primeiros passos serem concluídos, na fase 4 as melhores práticas são padronizadas de forma que os 3 pilares sejam mantidos e possam ser abordados de forma consistente, assim qualquer trabalhador saberá quais procedimentos a serem tomados todos os dias. Além disso, nessa fase também é estimulada a prevenção de acumulação de itens e o esforço para evitar que os equipamentos e materiais fiquem sujos.
5. Shitsuke – Hábito/Disciplina: O último passo do ciclo consiste em transformar as atividades do 5S em hábito, mantendo os procedimentos corretos e adotando os padrões. A implementação é difícil, pois há uma tendência à desorganização, porém isso só mostra ainda mais a necessidade de dar atenção a esta fase. Algumas ferramentas que podem ser utilizadas são: sinais, pôsteres, manuais, revisões de desempenho, etc.

O 5S é um ciclo e, portanto, conduz a uma melhoria contínua. Quando bem implementado, além dos benefícios discutidos acima pode ainda criar boas impressões perante os consumidores e aumentar a eficiência da organização, pois os trabalhadores se sentirão melhores em relação ao local de trabalho e esse conjunto pode incorrer em melhor qualidade e menor lead time.

Fontes: mindtools.com, isixsigma.com, epa.gov.

Jéssica Dias

Engenheira de Produção formada pela UENF com mais de três anos de experiência em cadeia de suprimentos (supply chain), passando por funções nas áreas de logística, processos e planejamento de materiais. Apaixonada por tecnologia, leitura, ensinar o que sei e ajudar a outras pessoas a serem melhores em suas carreiras. @engjessicadias